Como deixar a gestão de tarefas de um escritório de advocacia mais eficiente?

Vivemos um momento marcado pela pressão de uma alta produtividade. E com a área jurídica não é diferente. O grande desafio é, portanto, saber conciliar tempo e produtividade. A gestão de tarefas pode ser a resposta para solucionar essa questão.

A rotina de um escritório de advocacia gira em torno do cumprimento de prazos. Ferramentas, como o software jurídico, ajudam a gerir o tempo, garantindo a produtividade e a entrega das tarefas em dia. E é sobre isso que vamos falar aqui no blog do iProcessum hoje.

Por meio deste artigo queremos compartilhar com vocês, nossos leitores, alguns pontos para garantir uma gestão de tarefas mais eficiente para o seu escritório de advocacia.

Definição de tarefas

Primeiro, você deve definir todas as tarefas de seu escritório. É importante estabelecer a natureza de cada uma das atividades: processuais, administrativas e / ou de atendimentos.

Ressaltamos que delimitar tarefas não é garantia de que não surgirão outras tão importantes quanto. Afinal, o nosso dia a dia é marcado por variáveis. Mapeá-las, entretanto, ajuda a organizar sua vida em caso de contratempos.

O software jurídico é uma ferramenta capaz de auxiliar no gerenciamento dessas atividades. Por meio dele, você pode cadastrar todas as tarefas do seu escritório. É possível definir a data para a entrega e acompanhar a execução de cada uma delas.

Delimitar prioridades

Não existem prioridades, mas sim prioridade. As tarefas, portanto, nem sempre terão a mesma importância.

Em um processo de gestão de tarefas, você deverá elencá-las de acordo com sua ordem de prioridade.

Para isso, é preciso levar em conta alguns fatores:

• Dificuldade de produção;
• Importância para o seu escritório enquanto um negócio que visa o lucro;
• Dispensabilidade;
• Prazos e urgências

Automatização das tarefas

Na rotina de um escritório de advocacia existem tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. A pesquisa por atualizações de processos nos diários eletrônicos da Justiça é uma delas.

Softwares jurídicos como o iProcessum, por exemplo, contam com o serviço de informador jurídico. A ferramenta verifica e importa prazos, partes, tipos de ações e sugere título para o processo. Além disso, o sistema é capaz de notificar o seu cliente, por e-mail sempre que houver uma novidade em seu processo.

Dessa forma, acaba sobrando tempo livre para você e sua equipe se dedicarem ao que realmente é importante: estudo de casos, elaboração de teses e um atendimento de qualidade ao cliente.

Vinculação da prazos e tarefas

Um dos principais problemas do advogado se refere ao controle de prazos. Ter tarefas vinculadas a prazos, portanto, é uma necessidade nos escritórios de advocacia. Muitos advogados, sobretudo os iniciantes ou os mais resistentes à tecnologia, optam pelas planilhas.

As planilhas, entretanto, são ferramentas independentes e não vinculadas diretamente à agenda. O software jurídico, por sua vez, reúne todas as funções em um só lugar. Ao definir as tarefas, você também define o prazo de entrega para cada uma delas.

Um software jurídico como o iProcessum, não só vincula os prazos às atividades, como também notifica o usuário. O sistema envia ao e-mail do advogado e gestor as suas tarefas diárias. E o principal: se estão no tempo ou em atraso.

Atribuição de tarefas

Depois de definir as tarefas, é hora de distribuí-las entre a sua equipe. A vantagem de um software jurídico, nesse ponto, é a possibilidade de atribuir tarefas e controlar a produtividade de cada um dos membros.

Você também pode criar um check-list. Ou seja, definir quais atividades devem ser realizadas e preencher o que foi cumprido ou não. É uma ótima forma para controlar itens importantes de uma agenda.

Facilidade de visualização

Uma boa gestão de tarefas precisa ser prática. O software jurídico deve, portanto, ter uma interface simples e ágil. Do contrário, o que é prioritário ou urgente pode se perder em meio a uma grande quantidade de tarefas.

O iProcessum, por exemplo, conta com um painel de controle intuitivo, no qual as tarefas a serem executadas pelo escritório ficam disponíveis de maneira bastante simples de visualizar. Você consegue verificar quais tarefas foram delegadas e assumidas por cada um dos colaboradores, seu status e as pessoas envolvidas.

Assim, você evita a perda de prazos e ainda consegue identificar possíveis problemas na execução e progresso de atividades por parte dos membros ou equipes.

Conclusão

Uma gestão de tarefas eficiente é uma ação indispensável em um escritório de advocacia. Não apenas organiza melhor funções e atribuições, como contribui para o controle de prazos, produtividade e melhor relação do advogado com seu próprio tempo.

O software jurídico é uma ferramenta que pode ajudar a automatizar as tarefas, deixando o dia a dia muito mais produtivo.