9 dicas para você escolher o melhor software jurídico

Em meio à tanto oferta, escolher o melhor software jurídico é uma tarefa que demanda tempo e carinho.

O software jurídico é um programa criado para automatizar e organizar a rotina do escritório de advocacia.

O objetivo da ferramenta é aumentar a produtividade, garantir o cumprimento de todas as atividades e concentrar todas as informações importantes. O advogado tem, assim, mais tempo livre para estudar processos e elaborar teses jurídicas e petições. Além, é claro, de prestar um atendimento de qualidade ao seu cliente.

A oferta de softwares jurídicos existentes é muito alta. Por isso, escolher o mais adequado para o seu escritório de advocacia é uma tarefa que exige tempo e atenção. É fundamental conhecer todas as funcionalidades das ferramentas disponíveis e quais as necessidades para o seu o dia-a-dia.

Pensando nisso, separamos 9 critérios para você descobrir qual o melhor software jurídico de gestão para o seu escritório de advocacia.

1º Quais as maiores dificuldades do seu escritório de advocacia?

Quais as dificuldades que levam o seu escritório a necessitar de um software jurídico? Como ele agregaria valor à sua rotina? Organize em um documento todas as suas dores, levando em consideração a urgência de cada uma delas.

Tempo: Meu escritório precisa de tempo para executar com maestria as atividades importantes, como estudo de casos e elaboração de teses. Atualmente, gasta-se muito tempo com tarefas mecânicas e repetitivas, como capturar andamentos processuais e intimações em tribunais.

Prazos: Como falta tempo, os prazos são descumpridos com bastante frequência.

Movimentações: Seria produtivo que o software fizesse o monitoramento e a notificação dos processos jurídicos nos tribunais.

Produtividade: Não tenho conhecimento sobre as tarefas executadas pelos profissionais. Entender melhor a equipe seria interessante para avaliar a produtividade e para precificar a hora de trabalho de cada um dos profissionais.

2º Tenha objetivos claros

Por que seu escritório deseja contratar um software jurídico de gestão? O objetivo é controlar processos? Ou seria organizar os documentos? Consolidar a relação com seu cliente? Definindo suas necessidades, você define também qual o real objetivo da contratação da ferramenta. Assim, fica muito mais fácil escolher um software focado exatamente naquilo que você precisa. Lembre-se que o objetivo é evitar custos altos com funcionalidades que não atendem suas necessidades ou não estão relacionadas com seu principal objetivo.

3º Defina as funcionalidades essenciais do software jurídico

Esse critério complementa o anterior, uma vez que mostra na prática as funções do software jurídico ideal para o seu escritório. Sendo assim, descreva quais seriam os itens indispensáveis para deixar a rotina mais produtiva.

• Controle de tarefas e prazos de execução das mesmas
• Gestão automática dos processos
• Notificação para os clientes sobre o andamento dos mesmos
• Timeline com todos os processos e suas respectivas tarefas, arquivos e reuniões realizadas
• Alerta de compromissos

4º Ele deve fazer a gestão automática dos processos

Considerando que publicações e processos são fundamentais para advogados e escritórios de advocacia, o melhor software jurídico deve fazer a gestão automática dos diários eletrônicos de Justiça e importar automaticamente as publicações com nomes dos usuários advogados. Com a importação de publicações, você ganha muito mais tempo. O trabalho será apenas conferir e organizar as tarefas a serem cumpridas.

5º Ele deve ser online

O mais recomendado é que o banco de dados esteja salvo na nuvem. Primeiro, porque não será necessário adquirir um servidor para armazenar os dados e backups do sistema. Além disso, a responsabilidade pelos dados também é da empresa que está fornecendo o sistema jurídico.

6º E abrir em qualquer navegador e dispositivo

Sua equipe usa o Google Chrome ou Mozilla Firefox? Certifique-se que o software escolhido seja acessível em todos os navegadores. É ideal também que você consiga acessá-lo de qualquer dispositivo – computador, celular ou tablet – do lugar em que estiver.

7º O software jurídico é fácil de usar?

A simplicidade e a facilidade de uso são critérios fundamentais de escolha. Não adianta contratar um sistema complexo que sua equipe não vai conseguir dominar por completo. Da mesma forma que não é nem um pouco produtivo que o software venha com mil e uma funcionalidades se apenas três delas são úteis para o seu escritório no momento. Evite perder tempo e dinheiro. O melhor software jurídico é aquele que atende suas demandas com eficiência e se encaixa em sua rotina jurídica.

8º Esteja aberto a mudanças

Um software jurídico de gestão permite que você otimize determinadas tarefas de sua rotina. O resultado será a economia de tempo e aumento de receitas. Os benefícios só começam a acontecer quando você e sua equipe aceitam as mudanças. No início, a transição pode causar desconforto. Esteja preparado para ela! A boa notícia é que o período é curto e vai trazer muitos benefícios. Abra sua cabeça e permita que este novo sistema auxilie de forma real a rotina do escritório. O sucesso e a satisfação dependem de você aceitar essa mudança.

9º Faça um treinamento de uso

O treinamento garante a utilização de forma completa e eficiente de todas as funcionalidades do software jurídico. Ao escolher o programa, peça a empresa um treinamento para sua equipe antes de iniciar o uso diário. No próximo artigo, vamos mostrar todos os diferenciais do iProcessum para o seu escritório de advocacia.