Aprenda a otimizar os processos em seu escritório de advocacia

A gestão de processos em um escritório de advocacia não é tarefa fácil. Existem algumas práticas, entretanto, que podem ajudá-lo a otimizar as atividades, trazendo resultados bastante satisfatórios.

O profundo conhecimento no Direito já não é suficiente para garantir o sucesso de um escritório de advocacia. Atualmente, entender de gestão é um grande diferencial.

Em um mercado extremamente competitivo como o do Direito, incorporar práticas eficientes de gestão é fundamental para o sucesso. A figura do advogado técnico e administrador amador, que se baseia na tentativa e erro, não é mais aceitável. É preciso ser assertivo, visando um atendimento diferenciado ao seu cliente.

Além do aspecto financeiro, há que se considerar o impacto na imagem do seu escritório. Uma gestão eficiente é fundamental para a reputação, já que garante muito mais credibilidade.

MBA ou Profissional de Gestão?

Isso significa que você terá que se especializar em Administração? Não necessariamente, embora seja crescente o número de profissionais do Direito que busquem um MBA em gestão.

A pós-graduação, neste caso, ajuda a melhorar a performance na área de gestão. Além de contribuir para entender os seus clientes em potencial. Você passar a conhecer melhor os executivos que vai atender, o que é importante para identificar oportunidades e definir estratégias.

Outra possibilidade é contratar um profissional de gestão exclusivamente para organizar os processos em seu escritório. O caminho pode ser um pouco arriscado, entretanto, pela falta de conhecimento específico desse profissional em relação às questões relativas ao Direito.

O software de gestão

Seja qual for o caminho, entretanto, em ambos os casos é preciso investir em uma ferramenta de gestão para o seu escritório de advocacia. Um software jurídico que ajude a gerenciar as informações, tarefas e prazos que transitam em seu escritório. Existem várias opções no mercado que merecem ser avaliadas seguindo alguns critérios.

A boa notícia é que a tecnologia evoluiu tanto que você não precisa investir na compra de equipamentos e suporte para instalação e ativação do software.

Você pode contratar um programa e assinar pela utilização do mesmo, como se estivesse contratando um serviço de telefonia ou TV a cabo. Isto dispensa a aquisição de servidores, nobreaks, gerenciamento de backups, links de internet para acesso externo, manutenção e atualização da programação e outros. E o melhor: os softwares são online e todas as informações são disponibilizadas na nuvem. Ou seja: você pode acessá-lo de qualquer lugar, a qualquer hora do dia.

A ferramenta ideal

O software jurídico ideal deve permitir o armazenamento de informações separado por clientes, além da busca por documentos e petições no formato eletrônico. Isso tudo é essencial para agilizar a pesquisa na hora que precisar de uma informação importante.

Considerando que publicações e processos são fundamentais na advocacia, um outro diferencial importante é que o programa tenha também o serviço de informador jurídico. O iProcessum, por exemplo, verifica os Diários Oficiais Eletrônicos de Justiça e importa automaticamente prazos, partes, tipos de ações e sugere título para o processo.

Além disso, é importante que a ferramenta notifique o seu cliente, por e-mail ou SMS, sempre que houver uma novidade em seu processo.

Quando falamos em organização de atividades, um bom software jurídico tem um painel de controle intuitivo, no qual as tarefas a serem executadas ficam disponíveis de maneira prática. Essa atividades serão direcionadas para membros específicos ou grupos e, criadas a partir de uma publicação, processo, caso, cliente ou membro. E, claro, você acompanhará o desenvolvimento de cada uma delas, garantindo, assim, o cumprimento de todos os prazos.

Se quiser se estender um pouco mais sobre o assunto, já escrevemos um artigo completo com todas as dicas para você escolher o melhor software jurídico de gestão.

Uma gestão de processos mais profissional

O software jurídico realmente garante uma gestão mais eficiente do escritório de advocacia? A ferramenta escolhida tem que ajudar o advogado em suas atividades e não apenas ser um repositório de informações. É preciso que as pessoas estejam abertas à tecnologia e esgotem todas as funcionalidades, garantindo um serviço de qualidade.

Conclusão

A gestão informal de processos administrativos precisa acabar. O escritório de advocacia é um negócio e precisa ser encarado desta forma. Não basta apenas a qualificação dos advogados para se destacar do mercado.

As práticas e técnicas de gestão de escritório de advocacia devem ser incorporadas no dia a dia, otimizando os serviços e deixando o atendimento cada vez melhor. Com um software jurídico vai sobrar mais tempo para você se dedicar ao que realmente importa: o seu cliente.