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Atendimento e Produtividade na Advocacia: Como garantir a excelência? – Parte I

Com a grande oferta de softwares jurídicos, um atendimento de qualidade ao cliente deixou de ser um diferencial. Muito mais que isso, atender bem é obrigatório a todo escritório de advocacia que preze pela sua reputação.

Como chegar até ao seu cliente em potencial? Como fazer para que ele contrate seu escritório? De que forma atender bem sem perder a produtividade? Como fidelizá-lo a ponto de gerarem novas indicações? Conforme já falamos em outros artigos, isso tudo é um questão de relacionamento. Envolve um atendimento de qualidade, capaz de garantir uma experiência satisfatória durante todo o processo.

Pensando nisso, criamos um artigo completo – dividido em três partes – para ajudá-lo a responder todos os questionamentos acima. Abordaremos estratégias para otimizar a produtividade em seu escritório, garantindo o melhor atendimento ao cliente. Vamos ressaltar técnicas para o primeiro contato – seja ele receptivo ou proativo – delegação de tarefas e gestão de tempo e como o software jurídico irá auxiliá-lo em cada um desses momentos. Vamos juntos?

No artigo de hoje, abordaremos:

  1. Como prospectar clientes na advocacia?
  2. O primeiro atendimento presencial
  3. O cadastro do cliente no software jurídico

1. Como prospectar clientes na advocacia?

É muito mais fácil garantir uma impressão favorável quando o primeiro contato é presencial. Além da possibilidade de argumentar melhor, também podemos olhar nos olhos do cliente. A relação é bem mais intimista. Mas e quando o primeiro contato é feito pelo telefone ou redes sociais? Qual a primeira impressão que você deverá passar ao seu prospect?

A importância do atendimento telefônico

É no primeiro contato, seja ele receptivo ou ativo, que o seu potencial cliente construirá a primeira imagem do seu negócio. Por isso, é fundamental mostrar-se atencioso e disposto a ajudá-lo. Será neste momento que ele vai decidir se investirá tempo e dinheiro no seu escritório ou se continuará interessado em conhecer seus concorrentes.

Invista em uma secretária para fazer o atendimento receptivo e agendar uma reunião. No caso de atendimentos proativos, o ideal é que o contato seja feito por você, advogado.

Vale lembrar, entretanto, que muitas vezes, quem liga, precisa somente de alguma informação. Ou quem sabe tirar alguma dúvida específica sobre o seu caso, e que não faz parte do conhecimento da secretária? Nestes casos, é preciso retornar a ligação assim que possível. Dessa forma, você se revela interessado e consolida a relação com o cliente.

Como padronizar a experiência no primeiro contato?

De forma a garantir uma melhor eficiência no primeiro contato do cliente com seu escritório, sugerimos um script para sua secretária:

  1. Qual o seu nome completo, por favor?
  2. Já é nosso cliente?
  3. Qual o motivo do contato?
  4. Como posso ajudá-lo?
  5. Qual o telefone para contato com DDD?
  6. Qual melhor horário para entrar em contato?
  7. Para fins de cadastro, pode me confirmar seu e-mail?

O problema de não estar disponível

Não estar disponível pode revelar falta de interesse no caso ou que você simplesmente não faz questão de ter aquela pessoa como cliente. Lembre-se: o cliente está considerando relacionar-se ou não com o negócio. Pequenos sinais de dificuldades permitem que ele imagine como será difícil resolver as coisas caso tenha problemas no futuro.

E se o contato for feito pelo Whatsapp?

Não há como negar que as redes sociais e aplicativos de conversa estão aproximando e engajando o relacionamento entre os advogados e seus clientes. O uso do WhatsApp por parte dos escritórios de advocacia cresceu muito, sobretudo com o WhatsApp Business, criado exclusivamente para esse fim. Neste caso, é preciso seguir algumas orientações, deixando o atendimento mais profissional.

1. Utilize aplicativos de respostas automáticas para WhatsApp, dizendo que a mensagem está registrada e que o contato será feito assim que possível. Ressalte que em caso de urgência, a pessoa poderá ligar para telefones específicos (no caso o fixo do seu escritório).

2. Responda quando estiver livre e puder dedicar total atenção ao caso.

2. O primeiro atendimento presencial

No momento da consulta presencial, o cliente precisa se sentir valorizado e priorizado. Afinal de contas, ele agendou um horário, foi até o seu escritório e, possivelmente, aguardou alguns minutos para ser chamado. Sem contar na determinada quantia para realizar aquele contato. Então, dedique esse tempo exclusivamente a ele.

Procure deixá-lo o máximo à vontade possível. Mostre-se realmente interessado pelo seu caso, olhe nos olhos, sirva um café. E o mais importante de tudo: jamais atenda a um telefonema, responda mensagens ou mexa no celular durante esse momento. A atenção aqui deve ser exclusiva!

Feito esse contato presencial, é hora de usar o seu software jurídico.

3. O cadastro do cliente no software jurídico

Depois desse contato inicial, é hora de usar o software jurídico para cadastrar o novo cliente e seu processo judicial.

Assim, você terá reunido em um só lugar todas as informações para garantir um atendimento de qualidade: dados do cliente, reuniões agendadas, tarefas e prazos, além é claro, da interligação com os diários eletrônicos da Justiça.

Esse serviço de informador jurídico vai notificá-lo sempre que houver uma atualização no processo do seu cliente. Caso seja do interesse do mesmo, a notificação também é encaminhada automaticamente para ele. O objetivo aqui é que você não perca nenhum prazo importante.

Após esse cadastro é hora de investir na produtividade da sua equipe, garantindo o melhor pós-venda ao seu cliente. Este será o tema do artigo da próxima semana. Aguardem!

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