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Planilhas x Software jurídico: descubra qual o melhor para seu escritório

Planilhas ou Software jurídico? Qual a melhor opção para o seu escritório de advocacia?

Se você ainda está na dúvida de qual das duas ferramentas escolher para fazer a gestão dos processos, você chegou ao lugar certo. Neste artigo, vamos fazer um comparativo entre as planilhas e o software jurídico.

O software jurídico x planilhas

Em artigos anteriores, destacamos os diversos benefícios do software jurídico para o seu escritório advocacia. Mas qual a diferença dele para as planilhas? Por que ele é mais vantajoso?

O software jurídico é mais prático

Tanto no software jurídico como nas planilhas, você deve inserir todas as informações das atividades. É preciso preencher a tarefa, quem são os responsáveis por ela e o prazo de execução.

A diferença é a praticidade na hora de inserir. As planilhas são uma folha em branco. Você precisa criar os modelos de registro e definir qual o melhor jeito de organizar as tarefas. Um trabalho que demanda tempo, que vai se aprimorando com a prática.

O software jurídico, por sua vez, já está preparado para receber todas essas informações. Ele traz modelos otimizados, visando garantir a melhor organização e a máxima eficiência do cumprimento das atividades. Você e sua equipe terão o trabalho de apenas inserir as informações.

Segurança das informações

Em um escritório de advocacia, você lida com informações particulares dos seus clientes. É essencial que todas as ferramentas utilizadas no seu dia a dia protejam esses registros.

Esse é mais um ponto negativo das planilhas. Elas podem ser acessadas por qualquer pessoa. Já o software jurídico conta com senhas para login e, também, limite de acesso de cada usuário às informações registradas. Cada usuário só pode ver aquilo que é liberado pelo administrador.

E o melhor de tudo: se você quiser conceder acesso ao seu cliente também pode. Assim, ele fica sabendo em primeira mão todas as novidades em seu caso.

No software, as informações ficam centralizadas

Quando você utiliza planilhas na gestão do seu escritório, precisa de várias delas. Uma para cada setor: atendimento ao cliente, controle dos processos judiciais, execução das tarefas. Isso sem contar na agenda, que acaba exigindo um outro tipo de ferramenta.

No software jurídico, você pode controlar todos esses assuntos em um único lugar! No iProcessum, por exemplo, você conta com um calendário integrado para visualizar de forma rápida e simples todos os compromissos. Assim, você não perde nenhum prazo importante.

A centralização das informações oferece muito mais praticidade e organização para o seu escritório já que todos os dados se cruzam em um único lugar.

Importação de publicações jurídicas

Essa é mais uma das vantagens do software jurídico em relação às planilhas. A maioria dos programas importam publicações dos diários oficiais de todo Brasil de forma automática. Você não precisa procurar as atualizações e nem inserir os andamentos recebidos do seu informador jurídico (notas de expediente).

No caso do iProcessum, o software busca pelo seu nome em todos os Diários Oficiais Eletrônicos de Justiça brasileiros. Ele realiza a extração e exibição de prazos, partes, tipos de ações e sugere um título para o processo. Você vai ganhar horas no seu dia!

Implementação

Incorporar as planilhas ao fluxo de trabalho parece ser mais simples. Afinal, a maioria das pessoas já teve contato com elas. Usá-las para a gestão do seu escritório, entretanto, pode ser mais trabalhoso. Não existe suporte para a implementação. Tudo é feito por tentativa e erro. Você cria um modelo de planilha para realizar o controle de atividades e testa por algum tempo. Só a partir do resultado, é que você fará alterações no modelo, buscando otimizá-lo.

O software jurídico já vem pronto! Você e sua equipe precisam apenas aprender a usá-lo. Tudo depende de encontrar uma empresa que ofereça um produto intuitivo e com usabilidade amigável. Dessa forma, a transição será mais suave e bem sucedida nas rotinas de trabalho do escritório.

Além disto, alguns softwares jurídicos, como o iProcessum, contam com uma equipe especializada para oferecer um treinamento gratuito. Assim, sua equipe vai poder usufruir de todas as ferramentas e facilidades do sistema.

Conclusão

O investimento e o esforço de implementação de um software jurídico valem muito mais a pena do que o uso das planilhas. Por mais que elas sejam gratuitas! Ao longo do tempo, as planilhas ficariam cada vez mais complexas e volumosas, dificultando o controle das informações. Enquanto isso, o software jurídico acompanha o crescimento do seu escritório e o aumento no número de processos, sem perder a praticidade.

Procurando evidenciar os aspectos positivos do software jurídico, no próximo artigo vamos falar como a tecnologia é eficiente também para a gestão de pessoas.

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