Como garantir a produtividade no escritório de Advocacia? – Parte II
Dando continuidade ao artigo Atendimento e Produtividade, hoje vamos falar de produtividade no escritório de advocacia.
Depois de prospectar o cliente, é hora de você mostrar o seu valor. O seu escritório deve estar preparado para oferecer ao cliente o melhor atendimento possível. Para isso, é preciso adotar comportamentos positivos e investir em estratégias que vão consolidar de vez a sua reputação. E, claro, tornar o seu escritório reconhecido em um mercado tão competitivo como o da advocacia, gerando, assim, novas indicações.
Profissionalismo de si mesmo e de toda a sua equipe
A regra fundamental de conduta é levar a sério o exercício da Advocacia.
Tudo começa pela contratação dos honorários por escrito. Lembre-se: não se deve trabalhar para ninguém sem contrato. O documento ajuda a evitar esquecimentos, define obrigações e previne problemas. Vale lembrar que ele pode ser usado para mover ação judicial caso o cliente não cumpra com sua parte. É fundamental também elaborar e apresentar relatórios periódicos e prestar contas ao seu cliente de forma clara e transparente. O atendimento deve ser rápido e o retorno eficiente.
Você e sua equipe devem passar por constante aperfeiçoamento cultural e participarem sempre de órgãos de classe. É importante manter um bom relacionamento com toda a comunidade do Direito, sobretudo, os servidores públicos.
Equipe qualificada e sempre motivada
Investir em advogados e funcionários com experiência no mercado é essencial para um escritório que deseja ser reconhecido. Manter essa mesma equipe comprometida e sempre motivada também. Por isso, é fundamental elogiar os funcionários e dar feedbacks constantes do rendimento.
Metas também são estratégias super eficazes para garantir o engajamento dos funcionários e, consequentemente, a produtividade. Elas podem ser curtas (um dia), média (uma semana ou um mês) e a longo prazo (um trimestre ou semestre). Um exemplo de meta de curto prazo é preparar uma quantidade X de defesas por dia. Essa é, ainda, uma forma de demonstrar para o advogado o que o escritório espera dele.
Participações nos lucros, ou outras formas de reconhecimento financeiro, também funcionam como um belo incentivo à equipe. Já pensou nisso?
Otimização da produtividade: adesão ao software jurídico
A principal forma de aumentar a produtividade é investir em tecnologias. O escritório de advocacia deve contar com software jurídico para gerenciar a rotina, concentrar informações em um único lugar, controlar tarefas de cada profissional e o prazo das mesmas. Além, é claro, de facilitar a comunicação interna. Assim, o advogado terá mais tempo de se dedicar ao trabalho jurídico especificamente.
Outra funcionalidade essencial dessas ferramentas é o informador jurídico. Um bom programa jurídico, como iProcessum, por exemplo, é capaz de fazer a gestão dos diários oficiais da justiça, importando automaticamente as publicações dos advogados.
O advogado escolhe quais informações deseja receber e a ferramenta envia todo o material, agrupando de acordo com as orientações de quem solicitou. Tudo fica armazenado na nuvem, podendo ser acessado de qualquer dispositivo em qualquer lugar do mundo.
O software também conta com calendários, alertando sobre possíveis tarefas inacabadas ou mesmo tarefas urgentes.
Comunicação integrada e padronização das informações
Os escritórios de advocacia precisam de uma comunicação interna bem estruturada. Afinal de contas, quando se trata de processos, uma troca de informação incorreta pode causar problemas como perda de prazos ou a confusão de legislações aplicáveis a um determinado caso. Nesse sentido, a comunicação interna precisa favorecer a produtividade e agilizar o fluxo de trabalho.
Adote um padrão para armazenar todos os documentos, sejam eles digitais ou físicos. Toda a sua equipe deve seguir os mesmos procedimentos. Esse pequeno cuidado representa uma economia gigantesca de tempo na hora de encontrar uma informação importante. Além, é claro, de permitir que qualquer pessoa encontre um documento específico.
Por fim, crie manuais de procedimentos para qualquer ação recorrente: operar a impressora, formatar certas peças processuais ou enviar e-mails para os clientes. Assim, você não precisa explicar várias vezes como as coisas devem ser executadas. Sempre que alguém tiver uma dúvida, basta recorrer ao manual.
Defina também prazos para respostas de e-mails e não corra o risco de deixar ninguém sem resposta.
Planejamento e organização para cumprimento de prazos e entregas
Como qualquer empresa, o escritório de advocacia precisa de planejamento estratégico e de gestão para obter e aumentar seus lucros. É necessário, antes de aplicar qualquer software jurídico, que o advogado busque o desenvolvimento constante para um mindset de gestor e empreendedor.
Defina um organograma de todas funções e que represente fielmente a divisão de áreas dentro do escritório. Ele deve ser separado em nível de gestão vertical e horizontal: estratégico, gerencial e operacional.
Depois, descreva a função de cada colaborador. É importante que cada função atenda às necessidades do escritório, levando-se em consideração a política, cultura, valores e planejamento estratégico, e também a vocação e o potencial de cada colaborador. O objetivo é manter uma equipe enxuta, equilibrada, produtiva e sempre muito motivada.
Para cumprir prazos e entregas, você deve parar de procrastinar. É preciso disciplina e muito foco a fim de evitar pensamentos como “posso fazer isso depois”, “amanhã eu estarei com mais disposição” ou “não preciso fazer isso agora”. Se uma tarefa precisa ser feita, finalize-a o quanto antes e passe para a próxima. Do contrário, elas podem se acumular e acabar impedindo o cumprimento dos prazos. E, sim, evite as distrações. Estabeleça horários para ver vídeos do Youtube ou interagir nas redes sociais tanto para você quanto para sua equipe.
Para encerrar a trilogia de Atendimento e Produtividade na Advocacia, na próxima semana, vamos abordar algumas estratégias capazes de gerar mais indicações para seu escritório de advocacia.
