O software jurídico foi criado para deixar a rotina do advogado e de seu escritório mais produtiva. Por meio dessa tecnologia, é possível delegar tarefas, acompanhar o desenvolvimento de cada uma delas e controlar prazos e processos.

Entretanto, são várias as opções de programas jurídicos disponíveis no mercado. Mas como definir o que mais se encaixa para suas demandas diárias? Se você quer investir na automação jurídica ou deseja trocar o software que usa atualmente, continue a leitura do artigo. Hoje, você vamos abordar tudo o que você precisa saber antes de contratar um programa jurídico.

A ferramenta jurídica deve atender às suas necessidades

Escolher um software jurídico só porque todos os advogados ou escritórios estão usando pode ser um grande equívoco. Se você vai começar a automatizar a sua rotina agora, talvez não precise ainda de uma ferramenta robusta. Até porque as experiências não devem ser complicadas ou difíceis. Afinal de contas, o programa jurídico foi criado para otimizar as suas atividades.

Sabendo disso, preparamos algumas dicas infalíveis para você encontrar o software perfeito para seu escritório de advocacia ou sua rotina de trabalho como advogado autônomo. Lembre-se: o objetivo do software jurídico é que ele seja capaz de elevar o nível do seu trabalho e, claro, a qualidade do atendimento ao seu cliente.

Qual o futuro do seu negócio?

A escolha de um programa jurídico pode impactar as decisões estratégicas do seu escritório de advocacia. Então, antes de contratar uma ferramenta, analise quais as perspectivas do seu escritório de advocacia. Onde você quer chegar? Para onde vai expandir? Essa expansão vai demorar quanto tempo?

Leve em consideração a necessidade de contratar novas pessoas ou o aumento do número de processos. Se o crescimento envolver novas contratações, o ideal é já contratar um software com acesso ilimitado para novos usuários. Para um grande volume de processos, você vai precisar uma ferramenta com grande espaço de armazenamento.

O ideal é que o software jurídico acompanhe sempre a evolução do seu escritório de advocacia.

Experimente o software jurídico

Softwares jurídicos como o iProcessum permitem que você use por um tempo gratuitamente. O objetivo é que você conheça o produto, suas funcionalidades e se de fato ele atenderá às necessidades da sua rotina.

Para isso, experimente testar a ferramenta em um dia de trabalho. Só assim você conseguirá vivenciar na prática os reais benefícios do produto. Utilize o período de teste do programa jurídico como se você estivesse pagando de verdade. Nada de aproveitar o fim de semana para fazê-lo. Para saber se ele corresponderá às suas demandas, só testando na prática.

Comece pelas funções mais importantes para a sua rotina, como o cadastro de processos, informador jurídico, gerenciamento de atividades e controle de prazos. Simular o uso em um cenário real permite com que você conheça todos os detalhes do software jurídico. Assim, você conseguirá avaliar a proposta do produto e se a usabilidade atende às suas expectativas e necessidades.

Vai experimentar ferramentas diferentes? Lembre-se de testar uma por vez, hein?

Na hora de decidir, envolva seus funcionários

Quando contratar um software jurídico, quem vai usá-lo, além de você mesmo, é sua equipe de funcionários, certo? Sendo assim, eles também devem experimentar o sistema. Por isso, na hora de testar a ferramenta, envolva seu time.

É importante que, durante a avaliação, eles anotem os pontos positivos e negativos. Depois, vocês podem se reunir para trocar experiência.

Com a opinião de toda a equipe, vai ficar mais fácil escolher o programa jurídico mais adequado às suas demandas, além de todos se adaptarem à nova ferramenta. Em um próximo artigo, vamos trazer algumas dicas para engajar os funcionários com novas ferramentas de gestão.

Avalie o suporte da empresa desenvolvedora do software

O período de gratuidade é a oportunidade perfeita para você testar o atendimento e o suporte da empresa desenvolvedora do software. É normal sentir alguma dificuldade no início. Por isso, caso tenha alguma dúvida, não espere para entrar em contato com os consultores. Assim, você conseguirá avaliar como vai ser o atendimento quando precisar recorrer ao suporte.

Outra dica muito bacana é acompanhar o conteúdo disponibilizado pelo software jurídico. A gente aqui do iProcessum sempre oferece artigos com conteúdo riquíssimos capazes de agregar valor tanto em sua experiência com o software jurídico como em sua carreira profissional.

O software jurídico precisa ser seguro

Antes de contratar um software jurídico, você deve ter certeza que seus dados estarão protegidos e seguros. Afinal de contas, você armazenará informações sigilosas do seu escritório e, sobretudo, dos seus clientes. Checar a segurança de um programa para advogados é uma forma de proteger seu negócio e garantir a privacidade de sua clientela.

Mas como identificar se um software jurídico é seguro? Comece se informando sobre qual servidor a ferramenta utiliza para armazenar os dados. Os dois mais conhecidos e confiáveis são a Amazon e o Google. Além de possuírem o selo de qualidade comprovado, ambos contam com um sistema de backup avançado. Afinal, quem cuida dos servidores de terceiros são as mesmas pessoas que trabalham para garantir a segurança dos produtos da Google e Amazon. Quer garantia de segurança melhor que essa?

Outro ponto que você deve levar em consideração é o controle de acesso. Ou seja, a  possibilidade de definir quem vai visualizar e alterar determinadas informações. Esse recurso é essencial para advogados que trabalham em equipe. É uma garantia que nenhum dado sensível sobre um prazo ou processo seja alterado ou perdido, ou até mesmo acessado de forma indevida.

Lembre-se da segurança social

Além da segurança técnica, existe também a segurança social. Por isso, vale a pena pesquisar se existe alguma reclamação em sites como o Reclame Aqui.

Observe também como é o relacionamento da empresa em outros canais de comunicação, como redes sociais e blogs. Avalie se a comunicação é transparente. A empresa está presente nas redes sociais? Interage com os seguidores? As dúvidas são respondidas prontamente? Como ela se comporta com os feedbacks negativos?

Esse tipo de informação é importante para mensurar a credibilidade da empresa desenvolvedora e é fundamental na hora de decidir se você vai ou não apostar naquela ferramenta. Respostas positivas a essas perguntas conferem uma boa impressão e sinalizam que você pode investir no software jurídico.

Valorize a usabilidade

Outro ponto fundamental na hora de escolher um software jurídico é a facilidade do uso do programa. A usabilidade envolve muito mais do que ter um design legal. A ferramenta deve, acima de tudo, oferecer as melhores experiências de uso, tornando o processo de aprendizado muito mais intuitivo. E, claro, facilitando ainda mais a gestão do seu escritório. Ferramentas complicadas tendem a dificultar ainda mais o dia-a-dia.

Dessa forma, quanto mais fácil de usar for o sistema, mais fácil também será introduzi-lo e adaptá-lo à rotina do seu escritório.

Conclusão

Nem sempre o software jurídico perfeito para o seu escritório de advocacia vai ser o mais robusto ou o mais usado entre seus colegas. O programa para advogados ideal é aquele que capaz de atender de forma eficiente às suas principais demandas e expectativas.

Vale lembrar que é interessante também conhecer a empresa desenvolvedora do software. O propósito da marca deve estar alinhado ao do seu escritório. Avalie a linguagem, o posicionamento, o cuidado com o relacionamento. A tecnologia muda o tempo inteiro, mas os valores e o propósito de uma empresa são a base que sustenta suas escolhas.