Acerte na gestão de tarefas na advocacia

Uma boa gestão de tarefas faz a diferença na hora de deixar a rotina do seu escritório de advocacia mais produtiva. “Tocar o barco” sem planejamento e organização pode comprometer a qualidade do serviço, atendimento e cumprimento dos prazos.

Muitos advogados já entenderam a importância da mentalidade empreendedora e do investimento na gestão de tarefas. A dúvida, entretanto, é sempre a mesma: Como se dedicar na otimização dos processos ao mesmo tempo em que o profissional tem que lidar com as tarefas da rotina jurídica?

Para ajudar a responder o questionamento, desenvolvemos o artigo de hoje. O objetivo desse conteúdo é ajudá-lo a criar uma rotina de processos bem mais eficiente. Além, é claro, de indicar algumas ferramentas capazes de gerar bons resultados.

Antes de tudo, a importância de mapear os processos de trabalho

O desejo de todo gestor é que as atividades rotineiras sejam executadas com maestria. O resultado seria um ganho enorme em produtividade. Infelizmente, não é isso o que acontece na prática. Se levarmos em consideração os escritórios de advocacia, então, a dinâmica pode ser ainda pior. O que pode ser feito para melhorar esse cenário?

O mapeamento dos processos de trabalho é importante na hora de investir em uma gestão mais eficiente. Mas como fazer esse mapeamento?

É preciso registrar minuciosamente todas as atividades do seu dia-a-dia. O advogado gestor deve esquematizar os fluxos de cada tarefa – início, meio e fim – os responsáveis por cada uma delas, e qual a ordem de execução.

Detalhar os processos de trabalho em fluxogramas permite identificar onde estão os gargalos. A partir daí, fica muito mais fácil melhorar a qualidade das entregas, cumprir os prazos e oferecer, assim, um atendimento de excelência ao seu cliente.

Algumas dicas práticas para uma gestão de tarefas eficiente

Prioridades

Toda gestão de tarefas eficiente passa pela definição de prioridades. O que se deve levar em conta primeiro é o prazo de entrega para cada atividade. Afinal de contas, o cumprimento de deadlines é um quesito inerente à atividade advocatícia.

Em uma rotina pouco organizada, você pode acabar se dedicando muito mais tempo do que deveria à uma tarefa desnecessária. Um exemplo: se o seu escritório ainda usa as planilhas tradicionais para controlar processos, administrar os prazos pode ser algo bastante burocrático. As linhas da tabela podem causar confusão e até mesmo possíveis falhas. Já falamos sobre isso, lembra?

Uma solução eficiente seria otimizar a gestão de tarefas por meio de um software jurídico, como o iProcessum. Com ele, é possível automatizar as atividades repetitivas, enviar alertas sobre a movimentação processual e também sobre o recebimento, atraso ou conclusão de tarefas.

Todos os advogados do escritório vão conseguir enxergar objetivamente as tarefas prioritárias. Já você, enquanto advogado gestor, terá mais recursos para conduzir uma gestão integrada.

Atenção ao atendimento ao cliente

Definir prioridades também pode – e deve – ser aplicado à sua carteira de clientes. Existem casos que merecem ser acompanhados mais de perto devido à complexidade ou importância do cliente. Por exemplo, um contrato que represente mais de 30% do faturamento do escritório é um grande incentivo para dedicar maior esforço na hora de cumprir as demandas desse cliente.

É claro que todos os clientes e casos merecem atenção. Alguns, entretanto, são mais estratégicos e demandam um esforço maior. Sendo assim, você deve identificar essas oportunidades. Por isso, é importante ter todos os registros detalhados e atualizados de cada cliente sempre à mão. Quando os registros são feitos em uma ferramenta tecnológica, como software para advogados, fica mais fácil do que recorrer aos recursos manuais.

Automatize as atividades rotineiras

Em um mercado dinâmico e cada vez mais concorrido, é essencial automatizar as atividades rotineiras. Automatizar significa executá-las sem a interação humana, do jeito mais eficiente possível.

Um bom software jurídico vai revolucionar a gestão de tarefas do seu escritório de advocacia. Além de organizar a rotina e unificar todas as informações dos seus clientes, ferramentas com o iProcessum ainda contam com o informador jurídico. Essa funcionalidade faz a gestão diária de todos diários oficiais de Justiça, enviando notificações sempre que houver novidades nos processos acompanhados pelo seu escritório.

As chances de perder prazos também se tornarão inexistentes. Afinal, além de permitir a organização das atividades em listas, os melhores softwares jurídicos oferecem o ambiente perfeito para a delegação e o acompanhamento de tarefas pelo gestor.

O programa também envia avisos de atraso e conclusão de prazos. Assim, nenhuma etapa é esquecida. Percebeu como a automatização de processos garante uma rotina bem mais ágil e produtiva? Você vai ter muito mais tempo livre para se dedicar a elaboração de teses, e claro, para prestar um melhor atendimento ao seu cliente.

Delegue tarefas

Quanto mais o seu escritório cresce, mais difícil fica responder por todas as atribuições. Delegar é preciso! Se você já tentou abraçar o mundo com seus próprios braços, conhece muito bem as péssimas consequências. Demandas mal executadas, atraso e queda na qualidade do atendimento são algumas delas.

Saber delegar, portanto, é um dos papéis fundamentais do advogado gestor. Como você tem lidado com essa função?

Tarefas certas para pessoas certas

Se você conhece bem a sua equipe, certamente sabe as competências de cada um para executar os vários tipos de funções. De nada adianta colocar nas mãos de alguém uma tarefa com a qual ela não tem habilidade.

Autonomia aos seus colaboradores

Quem incorpora uma obrigação deve ter liberdade para tomar decisões. Quando o colaborador não tem autonomia, ele acaba recorrendo a você a todo o momento. A principal consequência disso é a sobrecarga de trabalho para você.

Conclusão

Um rotina bem organizada permite que seu escritório alcance os melhores resultados em lucratividade e satisfação do cliente. O software jurídico é um importante aliado de quem precisa e pretende modernizar a gestão das rotinas jurídicas. Seus principais benefícios são automatizar tarefas burocráticas e acompanhar os prazos processuais.